理事会における代表理事の途中退出

理事会における代表理事の途中退出

投稿記事by 事務局A » 2021年9月17日(金) 15:06

平素は大変お世話になっております。
新型コロナウイルスにより、Web会議システム(ZOOM)により理事会の開催を実施しております。
Web会議による開催方法として、代表理事、業務執行理事の方々に事務局の会議室で出席いただき、その他の理事や監事の方々につきましてはWeb会議システムにより出席いただいておりますが、
議長を務める代表理事の方がWeb会議システムで出席する場合も計画されており、通信障害等の不具合により議長が会議途中に退出してしまう事態が想定されます。
その場合の対応や準備する点、また注意点ございましたらご教授願います。
(議長が再入室出来た場合、議長が再入室できない場合など。)

なお、弊協会の定款では次のように定めております。

理事会の議長は、会長が務める。会長が欠席したときは、出席者の互選による。
また、
理事会の決議は、議決に加わることができる理事の過半数が出席し、その過半数をもって行う。

と定めておりますので理事会の成立及び決議は可能と解釈しております。

また、議長が途中退出した場合、会議に再入室出来なければ出席者の互選により議長を定めること(欠席と同じ)でよろしいのでしょうか。
事務局A
 

Re: 理事会における代表理事の途中退出

投稿記事by 公法協相談員星田寛 » 2021年10月06日(水) 11:41

事務局A 様

遅くなって申し訳ありません。
貴法人の定款等に基づき理事会の招集通知がなされ、ウェブ開催についての対応・注意点も通知書に説明が記載することになると考えます。
ご存じのように、FAQ問Ⅱ-6-②にも、運営について、又、一般法施行規則15条3項1号括弧書きには議事録の注意すべき事項が示されています。
理事及び監事の一人でも通信障害、途中離席する等により即時性と双方向性(マイクとカメラ)に疑義が生じればその後の議事進行上の定足数、議決等の有効性に疑義が生じます。常に即時性・双方向性の確認が大切と考えます。
もし、議長による理事会運営の定めがあり、議長等が途中で退出する事態を想定して、一時休憩(再入室まで)とする、別途の通信回線(電話会議?)を用意する、通信回復できない場合の延期の決め方など工夫が求められます。
議長を簡単に「事故あるとき」にすることはできるだけ避け、フォロー方法を工夫しておきたいと考えます。再入室できない理由はなにか。議長の自らの意思による退出(欠席扱い)と、事前に通信環境の確認をしていたがやむを得ない事態なのか、その他の理由なのかにより重要な議案である場合はより慎重な対応が求められると考えます。
あなた様が懸念されている取扱いについて、理事会(ウェブ理事会の開催宣言時に際して、冒頭で取り扱いを(議長互選も))にて審議・確認し明確化され(以後の招集通知にて明示す)ることが必要と考えます。ルールの確認は、適正な議場運営(十分な意見交換・審議決議ができている)と理事・監事の皆さんが認めることと考えます。
なお、議長がウェブ参加されるなら議場運営に支障が生じないよう議場との連携(別連絡手段)に特に注意する必要があると考えます。
                                                             以上 星田寛
公法協相談員星田寛
 


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