文書保存期間/方法について

文書保存期間/方法について

投稿記事by 新米事務局 » 2020年6月02日(火) 12:48

大変お世話になっております。

今回のコロナをきっかけに、当財団では電子化対応を進めておりまして、
過去文書も含め書類の整理を実施すべく、公益法人協会様の文書管理規程を参考に文書管理を実施しています。
初歩的な質問で大変恐縮ですが、3点お伺いしたく存じます。

①一般法で10年と定められているものを永久保存としている件について
例えば、「理事会・評議員会等の議事録」「計算書類等」は一般法で保存期間10年と定められていますが、貴協会では何れも永久保存と定めておられます。
これは、永久保存を推奨されているということでしょうか?
永久保存としている意図についてご教示いただけますと幸いです。

②保管方法について
当財団では電子契約システム/ワークフローシステムを導入したため、今後は電子上での保管を実施する方針をとっています。
一方これまで紙で保管されている書類の保存方法について、制限があるのか確認したく存じます。
例えば、紙で作成したものは紙で保存しないといけない、もしくは、署名捺印がされているもの(議事録等)は原本紙保存しなくてはならない、等の制限はございますでしょうか?
そのような制限がないものについては、すべてPDF化してクラウド上に保存しようと考えています。

③議事録の署名捺印について
上述のとおり電子化を進めておりますが、署名捺印に代わり電子署名の対応が可能な点については、法人法施行規則90に定められていると認識しております。
現在当財団が使用している電子契約システムでは、システム上に登録されたアカウントにより「誰が」実施したかがわかり、システムで自動的にタイムスタンプが作成されるため「いつ」同意したかがわかるようになっています。
このようなシステムを使用し電子署名を行うことは、議事録の署名捺印に代わるものとしてクリアになりますでしょうか?

ご回答いただけますと幸いです。
どうぞ宜しくお願いいたします。
新米事務局
 

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