理事会議事録の紛失について

理事会議事録の紛失について

投稿記事by 一般社団法人 » 2019年12月29日(日) 12:10

議事録の保管状況等についてお尋ね致します。

理事会議事録、社員総会議事録、評議員議事録の一部(計10件ほど)原本が所在不明(紛失)となってしまった場合について、当時担当していた事務員の責任となるものでしょうか。
当該年月日に理事会等が開催されたことは事実ですが、代表理事、監事等の署名押印がされた原本が存在しておらず、状況を確認している最中です。
今後の対応や関連する罰則(責任の所在)等も含め、御教示頂けますと幸いです。
一般社団法人
 

Re: 理事会議事録の紛失について

投稿記事by 奉公表相談員星田寛 » 2020年1月10日(金) 16:25

一般社団法人 様

大変遅くなってすみません。
議事録作成、備置きは法令上の定めがあるので、議事録の署名・押印がある原本管理は重要です。
職員員は、文書管理規程、役員の指示等に従って管理する義務があり、就業規則により減給などもあり得ます。また、使用者の管理責任を負う役員にもの責任はあります。
現実に署名・押印のある議事録が作成されたのか、その後に紛失したのか、事実はわかりませんが、偽造(一般法人法336)の事実はないでしょうから、同法342条の7号記録、8号備置きがなければ過料が課されます。もっとも誰が告発するかによりますが、監督官庁がなければ、関係者次第です。
本来、社員、社会を含めたステークホルダーに対して、適正な法人運営をするのが法の趣旨であり、健全な姿勢、運営が求められます。法人運営の信頼を失う、支障が生ずることは避けるべきであり、法令を遵守することは当然ですので、速やかに過去の役員等に署名又は押印いただくよう対応すべきことと考えます。
                                                                以上 星田寛
奉公表相談員星田寛
 


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