評議員会又は理事会を欠席した役員への議事録等の送付について

評議員会又は理事会を欠席した役員への議事録等の送付について

投稿記事by 総務の交差点 » 2018年6月26日(火) 09:15

 いつもお世話になっております。
 早速ですが質問させていただきます。

 先日定時評議員会が開催されたところですが,欠席した評議員が数名おりました(定足数以上で評議員会自体は成立)。

 当公社では,理事会や評議員会を欠席した役員(理事,評議員及び監事)に対し,議事録と議案書等会議資料一式を
郵送にて送付しております。

 ところが,「欠席した役員に対して議事録等を送付すること」について,これまで慣例のように行っており,この行為自体の
根拠が不明で,前任者も知らない様子でした。
 当方でも調べたのですが,探し方が悪いのか思うような答えを導き出せませんでした。

 もし根拠となる法令等が有るのであれば,教えていただきたいと思い質問させていただきました。

 なお,当公社の定款等では欠席した役員に対する報告についての規定はありませんでした。

 ご教示くださるよう,よろしくお願いいたします。
総務の交差点
 

Re: 評議員会又は理事会を欠席した役員への議事録等の送付について

投稿記事by 公法協相談員星田寛 » 2018年7月10日(火) 10:14

総務の交差点 様

メールありがとうございます。遅くなりすみません。
出席者及び欠席者に対して議事録を交付する法令の定めはありません。
しかしながら、ガバナンスの観点から、また過去の慣習から、次の開催日において前回の議事録を報告しているのが多くの法人の現状です。
つまり、報告事項の一つとも解することができます。
貴法人もそのような観点から、議事経過の内容を再度確認、周知するために速やかに郵送する方法をとられているものと考えます。
円滑で適正な機関運営のために、欠席した方だけでなく出席された方にも送られてはどうでしょうか。とてもよい方法と考えます。
なお、郵送して確認したうえで、さらに次回に再度報告したうえで、過去を踏まえたその時の審議を的確にする方法と考えています。
また、効率化・経費削減から郵送でなく電磁的方法も活用して差し支えないことと思われます。
                                                              以上 星田寛
公法協相談員星田寛
 

Re: 評議員会又は理事会を欠席した役員への議事録等の送付について

投稿記事by 総務の交差点 » 2018年7月13日(金) 08:43

公法協相談員星田寛 様

 ご回答ありがとうございました。法令の定めはなく,報告事項の一つとして,当公社を含む多くの法人様が対応されているとの
認識で上司等の質問があったときは対応していきたいと思います。

 なお,ご助言いただきました点については今後の課題として検討していきたいと思います。ありがとうございました。
総務の交差点
 


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