資料の保存期間について

資料の保存期間について

投稿記事by 文書担当 » 2017年7月27日(木) 15:39

お世話になっております。

公益財団法人ですが、法人内で作成した稟議書、支出伝票、各種契約書等の保存年限を検討しているところです。
そこで、公益財団法人が保有する前記のような書類の保存期間についてお尋ねします。

「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」第120条2では、
「一般社団法人は、会計帳簿の閉鎖から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。」
とありますが、ここに記載されている「その事業に関する重要な資料」というのは、具体的にはどのようなものが想定されているのでしょうか。稟議書や個々の取引の会計伝票や契約書まで10年間保存すべきなのでしょうか。
また、これらの書類はこの条文でいう重要な資料に該当しないとすると、何年間の保存が必要なのでしょうか。

どうぞよろしくお願いします。
文書担当
 

Re: 資料の保存期間について

投稿記事by 公益法人協会 上曽山 清 » 2017年8月03日(木) 13:24

文書担当者 様

公益法人・一般法人が作成・備置・閲覧・保存すべき書類は計算書類に限らず多数にのぼり、また、税法等他の法律の定めもあり、保存すべき文書の選択と保存期限等の把握にはご苦労されているものと拝察いたしております。
ご質問の、一般法人法120条2項の会計帳簿に係る「その事業に関する重要な資料」の具体的範囲については、一般法人法や同法施行規則(法務省令)にはとくに定められておりません。一般法人法の元となった会社法の規定がどのように解釈されているか多くの参考書で調べざるを得ませんが、「後日の紛争などに備えて、・・・証拠としての利用の観点から範囲が決せられ、契約書、請求書、領収証のほか事実関係や法律関係を証明するために重要な手段となる資料全般が含まれることになろう。」(江頭憲治郎・中村直人編著『論点体系 会社法 3』第一法規、平成24年)とされております。
これに従えば、お尋ねの稟議書、契約書等はこれらに該当するものと思われます。
したがって、法人としては、上述の趣旨を踏まえ、保存文書の種類や保存期間、廃棄処分手続き等を文書管理規程や経理規程の形式で定めることが適切であると考えます。
(弊協会HP上で情報公開されている文書管理規程等をご参照ください。)

公益法人協会 上曽山 清
公益法人協会 上曽山 清
 


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