変更認定申請時期について

[ゆす]

当法人では、県から委託を受けて「啓発及び表彰事業」を実施しておりますが、そのうち表彰事業が来年度、受託ができないことになる見込みです。委託元の県において当該事業が廃止となることが理由です。（正式な決定は12月～1月ごろになる予定です）
認定申請書の事業内容において、受託事業に属する事業の一つとして「啓発及び表彰事業」を明記しており、事業の概要についての記載内容に変更が生じるため変更認定申請が必要だと考えています。
そこで、変更認定申請の時期について以下のような疑問が生じています。

（１）通常3月の理事会等で事業計画・予算等を決議し、3月31日までに行政庁へ事業計画等を提出することになりますが、それまでに変更認定を受けておかなければならないのでしょうか。
（２）その場合、変更認定申請に議事録添付が必要だと思いますが、そのために臨時理事会を開催し、本来3月の理事会で議決されるべき事業計画・予算等について議決をとる必要があるのでしょうか。それとも受託事業の変更についてのみ議決をとり、3月には変更後の事業計画・予算について議決をとるのでしょうか。
（３）変更認定が４月以降にずれ込む場合は、3月31日までに行政庁に提出する書類はどのようにしたら良いのでしょうか。（事業を行わないことの変更なので、変更の認定自体は4月以降にずれ込んでも実質的な影響はないと思われますが）

上記のようなことを想定すると、変更認定申請、理事会、事業計画提出とかなりきついスケジュールとなりそうなので質問させていただきました。
どうぞよろしくお願いいたします。

[太田達男]

ゆすさん、
確かに、表彰事業を認定申請書に記載していたとすれば、その廃止についても変更認定申請が必要なことはお考えのとおりです。そこで質問にお答えします。
１　12月～1月までに表彰事業の受託廃止が正式に決定すればすぐに変更認定申請をされた方が無難でしょう。
２　その証拠書類としての議事録ですが、来年度の事業計画・予算は不要です。廃止するという理事会承認だけで十分です。
３　仮に変更認定が3月の理事会までに下りない場合であっても、事業計画・予算は表彰事業を行わない前提での内容でかまいません。

[ゆす]

太田様

お忙しいところご回答いただきありがとうございました。
変更認定申請に添付する理事会議事録は事業の一部廃止の承認を決議したもので足りるとのことですが、するとまた一つ疑問がわきます。
１　添付する事業計画と収支予算は機関決定を受けていないものとなり、それに基づき財務基準の判定を行った内容の申請となりますが良いのでしょうか。
２　例えば１２月に変更認定申請を行う場合、添付した事業計画や予算は３月に機関決定され行政庁に提出するそれとは、少なからず違ったものになると思われますがそれでよろしいのでしょうか。

恐れ入りますが再度ご教示いただけますでしょうか。
よろしくお願い申し上げます。