監事重任の場合の評議員会への提出議案の同意の取り方

[代表戸締役]

いつもお世話になります
公益目的事業のみを行う公益財団法人です

監事の任期切れ（重任予定）の場合
法人法72・177により評議員会への提出議案に対して監事の同意が必要になるかと思います
この同意方法については実務的にはどのように取り扱うのがよいでしょうか

評議員会招集のための理事会には監事も参加していただきますが
議案の決議に加わっていただくのはおかしい気もします

同意が得られたことを議事録に残しておきたいとおもうのですが
この同意は評議員会召集議案の決議の前に得るべきなのか
それとも後に得るべきなのか教えていただけますでしょうか

[公益法人協会 岡部 亮]

代表戸締役 　　様

法人法72・177には監事の同意方法が定められていません。自由だということです。時期については、招集通知に議案を記載しますので、招集通知の発送前ということになりましょうが、その範囲であれば自由です。
したがって、この同意方法については、評議員会の招集の決定の理事会にて議題（監事の改選）、議案（候補者氏名）を決定するに際し、監事の同意を得るのが実務的かと私も思っています（監事は同席しておられるはずです）。
監事はご理解のとおり、議案の決議に加わっていただくのは不適切ですが、決議に先だって、あるいは決議の直後に異議のないことを確認することになるでしょう（決議の前に不同意が表明されたら別の候補者を検討することになるでしょうし、決議の後であれば当該決議を取り消して別の候補者を再決議することになりましょう。原案での招集通知は出せなくなります。いずれにしろ当該理事会では議案が決議できない恐れが生じます）。実務的には、同意を得られない恐れがあるときは根回しをすべきですので、こんなことにはならないと思います。
ご理解のとおり、同意が得られたことは議事録に残しておく必要があります。

[代表戸締役]

公益法人協会　岡部　亮 様

回答ありがとうございます

助言いただいたとおり
理事会の中で議案の前後いずれかに同意を求めて議事録に残したいと思います

手引きや書籍を参考にさせていただいておりますが
初めてのことばかりで戸惑いながら準備をすすめているような状態です

今後ともよろしくお願いいたします