欠席者がいる場合の動議の取り扱いについて

[理事会担当]

いつも大変参考にさせていただいております。

理事会や評議員会における動議の成立要件について質問させてください。

Webの限られた情報を調べたところ、動議成立する要件として、「所定の数の同意がある場合」、「出席者全員の同意がある場合」の２パターンがあるようですが、

１．動議に関して規程等で何の定めもない場合は、どのような要件において動議が成立するとするのが適切でしょうか。

２　欠席者がいる場合、動議はどのように取り扱いうのが適切でしょうか。欠席者は、あらかじめ通知された事項以外で、
動議が行われることや、その内容は当然ながら予知していませんが、そのような状況の欠席者がいる会議で動議が成立することになると、
欠席者に不意打ちをかけることも可能になるかと思いますが、この点についてはどのように考えればよいでしょうか。

以上、ご教示いただけますようお願いいたします。

[公法協相談員星田寛]

理事会担当　様

投稿ありがとうございます。「動議」話の前後が見えないこと、小職の経験が少ないことをお詫びして意見を述べます。
理事会の招集、運営については、法令では機動的に開催されるよう、招集方法の定めもなければ、目的事項の事前通知、また目的事項である議題の議案についても事前の通知を求めていません（一般法93，94，95）。法人の運営を任された理事、監視する監事の義務として出席を常に求められています。どのような目的事項・議題であろうが、具体的議案であろうが、出席する理事の知見に基づき検討する仕組みと理解しています。その決議に加われる過半数の理事の出席で議題、議案について審議して、その中で修正案である動議も出され、必要なら新たな目的事項も議題として加え審議することにもあり得ます。動議が出されたその修正案について出席された方により過半数で決議されるものと理解しています。
なお、招集する代表理事としては理事のより多くの知恵、知識を活かそうと考えれば、議案を示してより多くの出席を促す努力をするのが当然と考えます。
評議員会については、理事会で決められた議題・目的事項についてのみ審議され、提出された議案について修正動議があれば、その修正案について議決に加われる評議員の過半数又は特別決議をするものと理解しています（一般法181,182,185、同規則58）。
理事、評議員は出席して審議することの委任を引き受けているのであり、議場で修正動議が出される可能性があることを認識されている（法令をご存じの）はずですから、不意打ちともいえないと考えます。もっとも代表理事が出席を妨害してあえて出席できない都合が悪い日時を選んだとしたら、それはそれで問題になることです。代表理事としては、法人のために選んだ理事、評議員として最大限その能力を引き出す努力がなされるものと考えています。

[理事会担当]

公法協相談員星田寛 様

ご返信いただきありがとうございました。
本件、以下のように理解し、ご説明にも十分に納得いたしました。

「理事と監事は、その立場上、義務として理事会への出席が求められており、また、当日動議が出る可能性も認識していることから、
欠席者がいる場合でも、通常と同様に、出席している理事の過半数にて決議を行うとして問題ない。」

ご教示いただき誠にありがとうございました。