報告の省略の議事録

[黒電話]

具体的に質問させていただきますが、当財団では５月と３月の定時理事会において、定款に基づく“理事長・専務理事の職務執行の状況の報告”を行っておりますが、次回３月の定時理事会は決議の省略を行うことになりました。そこで、決議の省略と同時に報告の省略も行うことになるのですが（両方について定款で定めあり）、その方法等についてご教示ください。
手順として、以下のような要領で考えております。
1.監事全員に書面評決する旨の同意書をもらう。
2.理事・監事全員宛てに提案書を送付する。（報告事項については提案書本文の末尾に、“添付書類○○の送付をもってご報告にかえさせていただきます。”と記載）
3.理事全員より“同意書”、監事全員より“確認書”をもらう。（報告事項についての記載はなし）
4.議事録の作成
4.についてですが、議事録には報告事項の記載も必要でしょうか。その場合以下のような書き方で問題ないでしょうか。

第○○回定時理事会議事録

理事会の決議ならびに理事会に報告があったものとみなされた日　　　　　　　平成２８年３月▲▲日
理事会の決議ならびに報告があったものとみなされた事項の提案者　　　　　　理事長　　○○○○
議事録の作成に関わる職務を行った理事　　　　　　　　　　　　　　　　　　専務理事　○○○○

理事総数○名
監事総数○名

理事会の決議の目的である事項
第１号議案　　平成２８年度事業計画書ならびに収支予算書の承認の件
第２号議案　　○○○○承認の件
第３号議案　　○○○○の件
第４号議案　　○○規程変更の件

平成２８年３月△△日、理事長　○○が理事の全員及び監事の全員に対して、理事会の決議の目的である事項について上記内容の提案書を発し、平成２８年３月▲▲日までに当該提案につき理事の全員から同意の意思表示を、監事の全員から異議がないとの意思表示を得たので、定款第○○条に基づく理事会の決議の省略方法により、当該提案を承認可決する旨の理事会の決議があったものとみなされた。
また、これと同時に理事会に報告すべき以下の事項につき、理事長　○○が理事及び監事の全員に対して通知をしたので、定款第○○条に基づく理事会の報告の省略方法により、当該事項は理事会への報告を要しないものとする。
　報告事項　　定款第○○条○項に基づく理事長・専務理事の職務執行の状況について

以上の通り、理事会の決議ならびに理事会に報告があったとみなされた事項を明確にするため、本事項を提案した理事長及び議事録の作成に係わる職務を行った専務理事は次に記名押印する。
　　　平成２８年３月▲▲日
　　　　　　　公益財団法人　○○○○○○財団
　　　　　　　　　　　　理事長　　　　　○○○○
　　　　　　　　　　　　専務理事　　　　○○○○

長々と申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

[赤電話]

黒電話様、
この種の質問、岡部さんなら寸暇をおかず回答されていましたが、最近は回答がきわめて遅くなっていますので、待ち時間にちょっと口を挟ませていただきます。
理事長・専務理事（←法人法91条1項にいう代表理事・業務執行理事のことと推定）の報告も定款により、決議の省略で済ますということについてです。
法人法98条2項（代表理事等の定時報告の省略の禁止）には抵触しませんか。法人法の奇妙な考え方ですが、予算・決算、代表選定までみなし決議で可能なのに、定時報告については誰も関心が無くとも実理事会を招集してしゃべることが絶対要件になっています。
これを否定する定款では公益認定が受けられないはずです。
さらに、同91条2項により、定款に定めがない限り、定時報告は年4回以上必要ですが、この点も定款を確認された方が宜しいかと存じます。

他の決議事項については、報告に関する部分を除けば、議事録書式・書面を含め、問題ないように思います。

[黒電話様]

赤電話様
ご教示有難うございました。
一般社団法人及び一般財団法人に関する法律　第９１条２項、第９８条２項により報告の省略が適用されないとの事ですね。
恥ずかしながら、“代表理事・・・職務執行状況の報告”について、報告の省略ができないことにつきましてご指摘いただき始めて気づいた次第です。
間違った処理を未然に防ぐことができましたので大変助かりました。
なお、報告の回数については、当財団の定款にて、年２回と定めておりますため、適合しているようです。

[おせっかい]

「当協会の役員および相談室専門相談員のみ」様、

これも公式の「回答」が無いようです。よろしくお願いします。