理事会での職務執行状況報告は代理人でも可能か

理事会での職務執行状況報告は代理人でも可能か

投稿記事by sophia25 » 2017年9月13日(水) 14:19

お世話になっております。
さて、9月末に開催される当公益法人の理事会に、代表理事の一人(副会長)が欠席し、代理人が出席することになりましたが、職務執行状況報告は、その代理人が行っても問題ないでしょうか。当公益法人の理事会運営規程では、「やむを得ない事由により出席できない理事が、当該理事に代わって出席させるために指名した者は、議長の許可を得て議決権を持たないオブザーバーとして出席することができる」との規定はありますが、その者が職務執行状況報告をすることに関しては規定がありません。ちなみに、定款では「会長、副会長、専務理事及び常務理事は、毎事業年度ごとに4か月を越える間隔で2回以上、自己の職務の執行の状況を理事会において報告しなければならない」と規定されています。
どうかよろしくご指導のほどお願い致します。
sophia25
 

Re: 理事会での職務執行状況報告は代理人でも可能か

投稿記事by 公法協 上曽山 清 » 2017年9月20日(水) 10:12

sophia25 様

9月末に理事会の由、回答が遅れ、申し訳ありません。
ご質問は、「代表理事の一人(副会長)が欠席し、代理人が出席・・・」とありますが、そもそも代理人の出席はできません。
一般法人法では、理事本人が出席できない場合の委任状や代理人の出席、書面表決を定めていません。唯一定めているのは社員総会についてであり、その他の場合、すなわち、理事と理事会、評議員と評議員会については定められていません。定められていないということは、法は本人出席を求めているということです。出席できなければ、「欠席」ということです。これは公益法人、一般法人の別を問いません。(その考え方を含め、内閣府FAQ問Ⅱ-6-①をご参照ください。)
                                                   公法協 上曽山 清
公法協 上曽山 清
 

Re: 理事会での職務執行状況報告は代理人でも可能か

投稿記事by sophia25 » 2017年9月20日(水) 16:16

お世話になっております。
ご指導有難うございます。
代理人が出席できないこと了解いたしました。
ところで、再度お尋ねいたしますが、理事会に欠席する代表理事(副会長)の、自己の職務の執行状況の報告は、あらかじめ、文書で作成したものを事務局に提出し、それを、理事会で議長の代表理事(会長)が代読するということでよろしいでしょうか?
当法人の定款・理事会運営規程にはそのような場合についての規定がありません。
再度、ご指導のほど宜しくお願い致します。
sophia25
 

Re: 理事会での職務執行状況報告は代理人でも可能か

投稿記事by 公法協 上曽山 清 » 2017年9月27日(水) 13:37

sophia 25 様

一般法人法91条2項は「理事は・・報告しなければならない」と定め、さらに同法98条2項は「報告の省略」は使えないとしておりますので、理事会を実際に開催し、その場で代表理事と執行理事が報告することを求めています。
代表理事が出席しており、理事会に出席している他の理事(理事会を構成する、いわゆる平理事)の質問に答えられる用意があるのであれば、仮に事務局長に報告内容を代読させたとしても、そういう報告の方法はあり得ると考えられます。
しかし、ご本人が欠席であれば、こういう方法は採用できません。
年3~4回理事会が開催されるのであれば、次回の理事会においてまとめて報告することもあり得ると考えられます。
また、一般法人法の解釈運用として正しいか詳らかにしませんが、他の執行理事が当該代表理事の委任を受けて報告内容を報告し、他の理事から質問があれば、改めて次回の理事会で当該代表理事が説明責任を負うという方法も実務上はあり得るのではないかと個人的には考えております。

                                                 公法協 上曽山 清
公法協 上曽山 清
 


Return to C03. 理事会の運営