４月１日付け人事異動に伴う役員選任について

[公益法人初心者]

４月１日付けの人事異動に伴う役員の選任にかかる一連の手続きとして、①理事会による議決（社員総会の招集）、②社員総会による議決（役員の選任、役員の報酬額の決定）、③理事会による議決（常任理事の決定）をすべて４月1日に統一して処理を行っております。
　実務としてはこの３件の手続きを書面決議により同時に行っておりますが、年度当初の繁忙期であることから、提案書の発送が４月１０日以降になってしまうのが実態です。一方、社員である関係団体においてはコンプライアンスが厳しくなっており、議決案件に対す同意書の発行日を４月１日に遡及することが困難となってきております。
　そこで、この議決案件に対する同意書の発行日を４月１日にとらわれず、４月１日以降の日付で、４月１日付けの選任を「追認」するという扱いとしても制度上問題ないでしょうか。アドバイスをよろしくお願いいたします。

[公法協相談員星田寛]

公益法人初心者　様

記載の今の手続きがよく見えず、行政庁の立入検査等において指摘がなかったのが、正直な気持ちとして不思議です。
4月1日付の人事異動がいつ公表されるかにもよりますが、3月中にわかるのであれば、その時から（辞任を条件に）①の理事会の決議、②の総会の決議は、後任の方の1日就任を条件に議案、決議（決議の省略）ができるものと理解しています。
③の業務執行理事の選定は、新任の理事を含めたみなし理事会は理事就任後の4月１日に提案して速やかに決議（決議の省略では全員の意思表示が到達した日が決議のあった日（遡及は法の趣旨からできないものと理解しています）です（一般法96））をします。1日に全員同意を得られるようにこの提案手続きも事前の案内も可能と理解しています。同意日は4月1日以降にならざるを得ないと考えます。
なお、選任自体の追認はあり得ないと考えます。また、選任手続きの瑕疵があった場合の追認は、やむを得ない場合の対応であり、選任手続きの瑕疵自体が法令違反を認めたことになり、恒例化するのはガバナンスからも問題だと考えます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上　星田寛

[公益法人初心者]

公益法人協会　星　田　様

早速のご回答ありがとうございました。
現在の手続きではすべて４月１日に統一しているので問題はないのですが、文書発行日を遡及するのが難しいという関係団体からの声があったため、追認という方法も取れるのかどうかご質問させていただきました。
今後も可能な限り早めに対応していきたいと考えております。