社員総会における出席（委任状)を電子投票で行う件

[Ｒｏｋｕ]

初歩的な質問で申し訳ありません。公益社団法人です。
現在、社員総会を開催するに当たっては、社員（会員）に往復はがきを送付し出席または委任の意思確認をはがきで返信してもらっています。
しかしながら、返信率・コスト面等で課題があります。今般　法人と社員のコミュニケーションを密にするためのシステムの検討に着手しました。
その中で、総会の出席・委任状についてシステム化できないかと議論がありました。
社員（会員）がシステムを用いて、出席・委任を行うことに問題はないでしょうか。問題がないとすれば、いわゆる「なりすまし」を防止するために
どのような仕組みが必要でしょうか。

[公益法人協会相談員]

Ｒｏｋｕ様

下記に回答します。

（１） 社員（会員）がシステムを用いて、出席・委任を行うことに問題はないか？
　　→下記により可能と思われます。
　　　　＊法人法第３９条第３項（「社員総会の招集の通知」の一部）
　　　　　「理事は前項の書面による通知の発出に代えて政令（第一条）で定めるところ（あらかじめ当該通知の相手方に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内
　　　　　　容を示し、書面または電磁的方法による承諾を得なければならない）により社員の承諾を得て電磁的方法により通知を発することが出来る。」
　　　　＊法人法第５０条第３項（「議決権の代理行使」の一部）
　　　　　「第一項の社員又は代理人は、代理権を証明する書面の提出に代えて政令（第二条）で定めるところ（あらかじめ当該事項の提供の相手方に対し、その用いる
　　　　　　電磁的方法の種類及び内容をを示し、書面または電磁的方法による承諾を得なければならない）により、一般社団法人の承諾を得て、当該書面に記載すべき
　　　　　　事項を電磁的方法により提供することが出来る。」
　　　　＊法人法施行規則第９２条（電磁的方法、抜粋）
　　　　　（１）電子情報処理組織を使用する方法であって次に掲げるもの
　　　　　　　イ．送信者使用の電子計算機と受信者使用の電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、受信者の電子計算機に備えられたファイルに記録する
　　　　　　　　　方法
　　　　　　　ロ．送信者使用の電子計算機に備えられたファイルに記録された情報の内容を電気通信回線を通じて情報の提供を受ける者の閲覧に供し、情報を受ける者
　　　　　　　　　が使用する電子計算機に備えられたファイルに当該情報を記録する方法
　　　　　（２）磁気ディスク等の交付
　　　　　上記（１）（２）とも受信者がファイルへの記録を出力することにより書面が作成できること。

（２）なりすまし防止の仕組みは？
　　　→ＩＤ、ＰＷの設定が一般的かと思われます。