総会の決議の省略について

[社団さん]

当協会は一般社団法人なのですが、今回新型コロナの対策として
初めて社員総会を決議の省略を実施し、みなし総会をすること
になりました。

当協会の社員には法人や団体が会員にいます。
同意を電子メールで意思の確認をする場合、普段やりとりするのは相手先の担当者なのですが
メールアドレスは代表者に送信及び返信してもらわなければならないのでしょうか？
代表者の個人アドレスがない場合や不明な場合の対処方法など教えてください。

また同意はメールの返信に

〇〇株式会社 　

と入力して返信してもらえば
同意したものとして取り扱い可能でしょうか？

それとも
〇〇株式会社　代表取締役 〇 〇 〇と代表者名も必要でしょうか？

ご教授お願い致します。

[公法協相談員星田寛]

社団さん　様

投稿ありがとうございます。急ぎの時は電話をしてください。遅くなってすみません。
総会を実開催する場合の招集通知は書面又は電磁的方法の定めがありますが、決議の省略（一般法58）には提案方法の定めはなく、書面又は電磁的記録で同意を得る定めしかありません。電磁的記録とするならば記名押印した同意書のPDFをメールに添付してもらうことになると思います。このPDFが法人社員の意思であるかを確認することになります。同意書を書面で受け取る方法でもよいと考えます。
実開催する場合、議決権行使書、委任状、出席者の本人確認をどのように貴法人はされているかわかりませんが、準じた方法で社員の意思確認をすることになります。事前に届け出た印等で確認しているのか、代表の面識があるか、招集通知に際してナンバリングして特定できるようにされている等により法人代表の意思、有効性を確認されているものと考えます。
電磁的記録なら、メールであっても同じです。法人代表によるものかを確認することが必要です。代理、代行者の届出があればその届け出による氏名の記載の同意書でも社員としての意思といえますが、後で問題にならないよう、法人代表（貴法人では社員のだれが代表で正式な届出印を確認されている）によるアドレス届にて確認することになります。代表の名前で担当事務局が勝手に同意書を送っても正式なものと判断できないので困ります。要は法人社員の代表者による意思表示としてだれもが有効と認めるものでないと後で有効な同意書であるかの疑義が生じえます。
電磁的記録では代表本人の意思確認ができないならば、書面で受け取るか、郵送してもらってはどうでしょうか。
代表の個人アドレスでなければ電磁的記録として一義的には疑義が生じます。PDFに押印が代表を確認できる代表印ならばそれもよいと考えます。
会社名だけでは代表による意思表示ではないので「代表取締役」の氏名等押印が必要で、またアドレス等で代表自身が承認したうえで発出したものかを確認することが不可欠と考えます。代表のアドレスがない、不明な場合には書面による同意書が急ぎの場合よいのではないでしょうか。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上　星田寛

[社団さん]

公法協相談員星田寛　様

　ご回答ありがとうございました。
法人の場合、代表者の意思を確認できるように同意書を取りたいと思います。
ご教授ありがとうございました。