代表理事選定理事会議事録への押印について

代表理事選定理事会議事録への押印について

投稿記事by 事務担当者Y » 2016年10月21日(金) 13:25

 公益財団法人(理事会設置、3月決算、みなし決議可)の事務担当者です。
 任期途中で代表理事が退任する場合についてなのですが、代表理事の空白期間を最小にしたいこと、あて職の理事が多数いらっしゃることから、登記に必要な代表理事選定時の議事録への全理事の実印押印と印鑑証明の提出が大きな負担となります。
 次のとおり対応を検討しているのですが、下記の1~3について法的な問題の有無についてご教示いただけませんでしょうか。

 少し先になるのですが、来年の3月31日にあて職の代表理事のA理事(任期H29/6定時評議員会終結時)が定年となるため、当団体の代表理事を辞任し、後任のB氏を理事及び代表理事に選任することになりそうです。
 B氏を「後任」の理事として選任した場合、理事長選任の理事会にA氏の参加資格が無く代表印が未登録となるため、理事会議事録(又は「みなし決議」の同意書)に理事全員の実印押印及び印鑑証明の添付が必要となると理解しています。

 ここで、次の対応が可能な場合は、A氏及びB氏を理事長選任の理事会(みなし)に参加いただき、登録印も押印できるのではないかと考えたところです。
1 B氏を「新任」理事とする。
2 A代表理事の辞任届を「平成29年4月1日開催予定の代表理事選定理事会終結をもって理事及び代表理事を辞任します。」としていただく。
(代表理事は4/1開催予定の代表理事選定理事会終結をもって辞任し、理事を4/1をもって辞任するとした方がよいのかもしれませんが。)
3 理事会議事録には「提案した理事 代表理事A」、「議事録署名人(議事録作成者)理事A」(登録印を押印)と記載する。

なお、実際の事務の大きな流れは次のとおり考えています。
3/17 A代表理事辞任届 「4/1開催予定の代表理事選任理事会終結をもって辞任」
3/末 理事会(みなし) 議案:B理事選任提案、評議員会開催
4/1 評議員会(みなし) 議案:B理事選任
4/1 理事会(みなし) 議案:B理事を代表理事に選定
4/1 A代表理事 退任

長くなって申し訳ありません。
よろしくお願いします。
事務担当者Y
 

Re: 代表理事選定理事会議事録への押印について

投稿記事by 一般財団関係者 » 2016年10月26日(水) 11:15

新法が施行されて以降、当財団と同じ問題をお持ちの方が多いのだと、この掲示板を読んで再認識しています。

事務担当者Y様はみなし理事会で代表理事を選定する際の手続について質問されていますが、似た経験を持つ者として気になったのは、「3月末」から4/1まで一時期間、A氏とB氏の任期が重複するので、現況として理事の総数(現在数)は定数上限に対して余裕があるわけですね。それから、書面による理事会なので、理事全員の同意書の他に、監事全員から異議ないことに係る書面を取り付ける、という理解でよろしいですか?

最も関心があるのはスケジュール上、A理事の辞任届を「4/1開催予定の…」としていらっしゃる点で、3月末の評議員会でB氏を理事に選任以降、速やかにみなし決議の提案をするとして、4月1日までにすべての同意書及び異議ないことの書面取り付けが間に合うのか? あるいはA(代表)理事辞任の日をずらすとか何か便法を、お知恵のある方にご指南いただければ小生も助かります。
一般財団関係者
 

Re: 代表理事選定理事会議事録への押印について

投稿記事by 事務担当者Y » 2016年10月27日(木) 09:44

一般財団関係者様から頂きました内容について、ご回答します。

>現況として理事の総数(現在数)は定数上限に対して余裕があるわけですね。
あります。

>書面による理事会なので、理事全員の同意書の他に、監事全員から異議ないことに係る書面を取り付ける
おっしゃるとおりです。

>4月1日までにすべての同意書及び異議ないことの書面取り付けが間に合うのか?
職員手分けして理事全員を回ってでも、間に合わせます。
また「評議員会でB氏が理事に選任された場合は」などの条件付きで、事前に提案できると考えています。

>A(代表)理事辞任の日をずらす
B理事の理事就任、代表理事選任は、4/1と考えていますので、ずらすメリットは無いような気がします。


質問させていただいて自分の中で多少整理できたのですが、私の質問の要点は次の1点となります。
・「理事会終結をもって」辞めた方が、議事録署名人(議事録作成者)として登録印を押せるかどうか。

また、辞めると決まっている人が代表理事選定に関わるべきか否かということは別の問題としてあるのかもしれませんが、
後任選定の事務までは責任を持ってもらうという考えもあながち間違いでは無いと考えています。
事務担当者Y
 

Re: 代表理事選定理事会議事録への押印について

投稿記事by 割り込み、ご免! » 2016年10月27日(木) 13:36

「事務担当者Y」様、「一般財団関係者」様
岡部さんのころは、こういう自明の問いには即答があったのですが、最近は回答がきわめて遅滞しているので、この間にさらに皆さんの考えを整理するためにあえて割り込ませていただきます。
原質問者さんの問いの要点は「辞めた代表理事の議事録署名・押印は可か?」だそうで、問題の本質もそこにあるので、その点だけコメントします。
法人法では「選任・選定」「時・とき」を厳密に使い分けていることを前提にして考える必要があります。
質問ではあいまいに「代表理事選任〔←選定デス!〕理事会終結をもって辞任」と表記しているのが混乱の出発点です。
まず、これが代表理事辞任なのか理事辞任なのかが不明です。本フォーラムの立場は「代表理事は理事である必要がある」ですから、その説に従えば、Aは理事でなければ代表理事でなくなるということで、理事辞任が必須です。
さらに「終結をもって」が「終結したら」という漠たる意味でなく厳密に「終結時」ということであれば、みなし決議成立と同時に改選されなかったAは退任してしまい、その1秒後であろうと議事録作成には携われなくなります。
一方、Aの辞表を「議事録作成時に辞任する」とすると、今度はBの就任承諾も「議事録作成後」としておかないと代表理事が2人になって、定款規定(←要確認)に違反するかもしれません。

そんなこんなで、試案として次の方法はいかがでしょうか。
A: 議事録作成後に理事・代表理事を辞任する。議事録捺印後に辞表を書いてもよいが、辞表自体は「〔代表理事選定のみなし決議が成立する〕4月1日をもって辞任する」とすれば提出はいつでもよい。
B: 停止条件付の受諾にする。文面は「A代表理事の退任を停止条件として就任を承諾する」で、Aが退任しない限り代表理事にはなれない。
これでどうでしょうか? わずか1日の在任が報酬や退職金に関わるようならダメですが……。
割り込み、ご免!
 


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