代表理事選定の議事録について

代表理事選定の議事録について

投稿記事by 分からないことばかりの事務員 » 2016年8月03日(水) 10:28

いつも大変お世話になっております。

この8月に理事の選任があり、そのあと代表理事の選定となります。
現在の代表理事が再任となる予定です。

その代表理事選定の際の議事録作成において、
変更前の代表理事が登記所に提出している印鑑を押印している場合は、
当該代表理事以外の者は記名押印をする必要はない、ということがあると聞きました。

ただ、当方の定款は
(議 事 録)
第36条 理事会の議事については、法令で定めるところにより、議事録を作成する。
2 理事長及び監事は、前項の議事録に記名押印する。ただし、代表理事の変更を行う理事会については、他の出席した理事も記名押印する。
となっています。

この第2項の最後の1文がある場合、上記の代表理事以外の者は記名押印をする必要はない、
というのは無効で、やはり全員の記名押印をもらう必要があるのでしょうか?

ご教示いただけますよう、よろしくお願いいたします。
分からないことばかりの事務員
 

Re: 代表理事選定の議事録について

投稿記事by 公法協事務局 » 2016年8月08日(月) 18:18

分からないことばかりの事務員 様

法人にとって最重要の事項ですので、厳格に規定されたことと察します。
この規定をお作りになった方は、代表理事が別の方に替わった時のことを想定されたと理解しますが、ポイントは定款にある「代表理事の変更を行う理事会」の「変更」が、登記上の「再任」の場合に該当しないかどうか。

以前、貴法人と近似した定款をもつ法人様がおられたため、東京法務局に問い合わせたことがあります。
その時の登記官の回答は、再任の場合でも法人登記上は「変更」に該当するので、出席した理事全員の押印が必要になるのではないか、というものでした。

ただし定款の実物を読めば、登記官の反応もあるいは異なるかも知れません。所轄の法務局(出張所)に、定款をお持ちになって問い合わせてはいかがでしょうか。
また、定款変更も今後、一考の余地があるかも知れません。
公法協事務局
 

Re: 代表理事選定の議事録について

投稿記事by ため息交じり » 2016年8月09日(火) 09:19

「分からないことばかりの事務員」様、

公法協の回答の通り、事故を起こさないためには管轄法務局に照会するしかないと思いますが、ルールの考え方について一言申し上げます。
一般にルールの適用については上位法より下位法、一般法より個別法が優先します。例えば憲法には「車は左」とは規定していませんが、合憲的に施行されている道路交通法により標識がない限り左側送稿しかできません、しかしさらに下位ルールの一方通行標識があれば、右側も走れます。
同様に、法人運営では法人法の一般則より個別定款が優先します。ですから、法人法95条3項の規定に関わらず、定款で誰某が押印すると決めてあれば、その通りにしなくては法人統治が成り立ちません。そして、定款の解釈は本来他人に聞くものではなく、自分で決めたことは自分で理解し、自分で守るべきです。代表理事の「選定」であれば法人法に規定されていることですが「選任」「改選」「変更」「交代」等であればそれは当該法人がどういう意味で何のために決めているか、各法人の自己責任で判断すべき事柄です。法人の乗っ取りを防ぐ目的なら、登記官が何と言おうと厳密に全出席者の署名・捺印が必要でしょうし、人が代わる場合に印鑑変更の記録として捺印するといった程度の趣旨なら略してもいいでしょう。
そういう定款を認めた役所も自分の首を絞めるようなことはしないはずです。自信をもって新法人制度の眼目である法人自治を貫徹しましょう。
ため息交じり
 

Re: 代表理事選定の議事録について

投稿記事by ゲスト » 2016年8月10日(水) 19:28

ため息交じり 様
示唆に満ちたコメント、ありがとうございます。

分からないことばかりの事務員 様
ご承知のこととは思いますが、実務上、ひとつ補足します。
議事録に押印する印鑑のことですが、再任された理事長様は記名押印の際、印鑑登録された代表理事の印を押すことと存じます。
そうすることで、他の署名人は実印と印鑑証明書の添付が不要になり、認印の押印で済むことになると思われます(商業登記規則61条4項の準用)。
以上、蛇足でした。
ゲスト
 

Re: 代表理事選定の議事録について

投稿記事by ため息ばかり » 2016年8月11日(木) 10:33

関係各位
「分からないことばかりの事務員」さんの悩みお察し申し上げます。
議事録にだれがどんな署名・記名・印鑑押捺をすれば公式に認められるか、それはいくら法人法制度を勉強してもわからず、「ゲスト」氏のご教示の通り「商業」登記規則しか持ち合わせていない法務省の末端の登記所の恣意に迎合するしかないのです。法人法では、みなし決議で選定すれば代表理事の押印はおろか記名さえない議事録で代表理事が公認されるのですが、登記所はそんな代表印のない議事録ではだめです。商業性を排除して成り立つ公益法人が商売法人のルールで社会に登録するしかないとは、法務省の怠慢万死に値すると思いますが、登記所の意に反すると百万円の罰則を適用される恐れがあるので、従うほかないでしょう。逆に混乱をきたしている法人法の規定、2週間ルールや招集・採決規則への違背についてはほとんどお咎めなしで、件の理事全員捺印か否かも登録代表印さえ押してあれば、ほとんどの登記所で咎められることは無いようです。
「ため息交じり」さんの法人自治の鼓吹も拠るべきルールがまちまちだと本当にやりにくいですね。公法協さんには早急な法制度も改正・整備に動いていただきたいものです。
ため息ばかり
 


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