新理事長選定書面理事会議事録の届け出印捺印の妙案(辞任理事長が理事で残らない場合)

新理事長選定書面理事会議事録の届け出印捺印の妙案(辞任理事長が理事で残らない場合)

投稿記事by 井上 » 2018年11月16日(金) 12:00

(初めて質問します)
 現理事長が任期途中で辞任し、理事としても残らないケースで、新理事長を選定する書面による理事会議事録への届け出印押印の方法についてです。

 過去の関連Q&Aをほぼ読ませていただきましたが、協会回答は、全理事の実印(+印鑑登録証明書)が必要と読みました。なお、第三者回答には、辞任理事長が、議事録作成後に辞任することで、届け出印が押せるとの妙案が示唆されています。

 私は今年度からの新人で、さっそく6月に時ならぬ理事長交代があり、引き継ぎどおり、全理事の実印(+印鑑登録証明書)を同意書にいただき、変更登記したものの、なんとか、届け出印を押す方法はないかと、所轄法務局に一縷ののぞみをもって相談しました。
 初回は、「新理事長が印鑑(改印)届書の提出とセットであれば、届出け印を押せる」とのことで、大喜びしたものの、不安になり、念のため再相談したところ、別の相談員から「ダメ!、やれるものならやってみたら」と喧嘩腰で否定されました。
 釈然とせず、前述の第三者回答をヒントに、辞任理事長の辞任日は、書面による理事会の決議があったとものとみなされた日(A)の翌日(B)とし、A付の議事録に署名、届出け印捺印まで済ませていただき、新理事長の就任日をBとする方法をもって、3度目の法務局相談に臨みましたところ、2度目と同じ相談員から、「これならいいでしょう」との拍子抜けする回答を得ました。

 法務局確認済みであれば、協会に質問するべきではないとも考えますが、共通の悩みでもありますので、この新理事長の選定日と就任日を使い分ける作戦が、(申し訳ありませんが)一法務局の一相談員の見解であって、確たるものではないとの見解もあるかもしれないとの思いですので、ご理解ください。
井上
 

Re: 新理事長選定書面理事会議事録の届け出印捺印の妙案(辞任理事長が理事で残らない場合)

投稿記事by 公法協相談員星田寛 » 2018年11月21日(水) 10:37

井上 様

メールありがとうございます。
記載の内容から、新理事を選任(増員)せずに、現代表理事に代わり現理事から代表理事を選定すると理解して記載します。また、定款には、実開催の理事会議事録の記名押印者は代表理事との定めがあると理解して記載します。
最初に法務局に相談され対応された登記官(相談官)は、この定款の定めによるものとして、株式会社の商業登記に準じた扱いを認めるとの判断をされたものと思われます。しかし、次の登記官は決議の省略(一般法96条)の場合を理由にしてか、それ以外の理由かわかりませんが認めないと考えているようです。新しく選定する代表理事の登記について、明確な登記先例はないと認識しており、登記官により形式審査の取扱いが違うのが現実です。ですから、取り扱う登記官に事前に確認してからか、代理申請する司法書士の指示により、事前準備をする必要があります。
記載の後段の内容は、いわゆる書面決議(決議の省略)による場合ですね。議事録は、一般法施行規則15条4項による作成し、原本に相違ない旨の代表理事の届出印を押印して登記申請に添付するものと考えます。旧代表理事の辞任日は決議のあった日の翌日(辞任届・停止条件付辞任の記載に注意)以降に、新代表理事の選定および就任の日はその日以降(就任承諾書の記載に注意)となれば、旧代表理事は決議があったものとみなされた日・議事録作成日までその権限を有していたことと判断できます。
記載には「就任日」としていますが、「選定日」を決議があったものとみなされた日とするなら、代表理事は一時期2名を選定したことになり、定款違反が生じないか気になります。むしろ選定日の効果(就任日はその日以降)を辞任の日以降にするのではないかと考えます。登記官に議事録・辞任届・就任承諾書等の書類の案を作成しもう少し具体的に確認されることをお勧めします。
なお、商業登記の所管は法務局の登記官です。登記官が確たるものを示します。残念ながら幣協会ではありません。
                              
                                                                     以上 星田寛
公法協相談員星田寛
 

Re: 新理事長選定書面理事会議事録の届け出印捺印の妙案(辞任理事長が理事で残らない場合)

投稿記事by 井上 » 2018年11月21日(水) 15:26

公法協相談員 星田寛様

 迅速なご回答ありがとうございます。
 当法人の理事は16名で、全員の実印(+印鑑登録証明書)を頂戴することが、法人事務局、理事双方にとってひと手間かかることから、このようなことを質問させていただいていますことをご理解ください。

 さて、ご回答の冒頭の前提確認「新理事を選任(増員)せずに、現代表理事に代わり現理事から代表理事を選定すること、また、定款には、実開催の理事会議事録の記名押印者は代表理事との定めがあること」はそのとおりです。

 また、結論の「登記官に議事録・辞任届・就任承諾書等の書類の案を作成しもう少し具体的に確認されることをお勧めします」のとおり、事前相談するつもりです。

 なお、辞任理事長の「辞任日」と、後任理事長の「選定日」及び「就任承諾日」の三つの日付の関係についてご心配いただいています。理事の選任日と就任承諾日は、任期の起点は選任日で、委任の関係が成立した日は就任承諾日とのことですが、私は理事長の選定日と就任承諾日も同様と考えていて、星田様が「一時的に理事長を2名選定したことになる」とは思いませんでした。
 
 ご示唆いただきました「選定の日の効果」ですが、具体的には新理事長選定議案に「本選定の効果は、決議があったものととみなされた日の翌日とする」または、「本選定の効果は、現理事長が辞任した日とする」といった条件を付して決議するのでしょうかお教えください。
井上
 

Re: 新理事長選定書面理事会議事録の届け出印捺印の妙案(辞任理事長が理事で残らない場合)

投稿記事by 井上 » 2018年12月04日(火) 16:42

公法協相談員 星田寛様

 ご回答の「登記官に議事録・辞任届・就任承諾書等の書類の案を作成しもう少し具体的に確認されることをお勧めします」を受けて、法務局の事前相談に行ってきました。
 本件に関して4回目の相談になりました。今回は相談員では判断できないとして、登記官に確認して回答いただきました。

 結果は、理事長選定日と被選定人の就任承諾日の関係は、理事の選任と就任承諾日の関係と同じで、委任関係の成立は就任承諾日であるため、「選定日の効果」のようにむずかしく考えず、選定日以降に就任承諾することで、ご心配の「一時的に理事長を2名選定したことになる」ことはないとのことでした。

これで、新理事長選定書面による理事会の同意書への実印捺印を要しない方法が詰められました。
 ありがとうございました。

 
井上
 


Return to B04. 理事・代表理事・執行理事