コロナ事情で理事会への報告が十分でない場合

[いずみん]

一般社団法人の事務局で勤務しております。
理事会への報告について、質問があります。よろしくお願いいたします。

当社団の定款では「法人法第９１条第２項に規定する理事会への報告は毎事業年度４箇月を超える間隔で２回しなければならい」とあります。

この年度の初頭に開催しました理事会（対面）で第１回目の執行状況報告を行っております。（年度期間は４月１日～３月３１日です）
第２回目は３月下旬に理事会開催を予定しておりましたが、このコロナウィスル感染事情により対面理事会を開くことが出来ずにやむを得ず、書面にて開催、議決いたしました。

このことにより、執行状況の報告を怠ったということになるのでしょうか。
もし、そうなのであれば、「怠った」ということを回避する策があれば
ご教示頂けますでしょうか。　どうぞ宜しくお願い致します。

[公法協相談員星田寛]

いずみん　様

投稿ありがとうございます。遅くなってすみません。
法人法98条では、職務執行状況報告は、代表理事等の執行を監視するために、極端に言えば誰が作ったか不明の文書ではだめで本人の口から自らの活動を確認したいという趣旨から、報告の省略ができないと定めています。つまり、書面で報告するうち、執行状況報告に限り、報告の省略の対象でもないとしています。
理事会を年度内に2回記載しなければ、書面を送っても法令、定款違反になると考えます。
内閣府のウェブサイトの「内閣府からのお知らせ」3月19日のうち「公益法人の運営に関するお知らせ（3月19日更新）」に理事会等の開催、提出についての記述があります。しかし本件についての記載がありません。開催についての法人の判断により対応がことなるからでしょう。
先が見通せない中延期する選択肢は難しいです。このようなやむを得ない想定外の事態では避けがたいことであり、また平常時でも急病等で出席できない場合も起こり得ます。
法の趣旨は、理事会運営として適正に常に監視できる状況を作ること（ガバナンスが取れているか、実効ある運営がされているか）を求めています。法人運営の状況等によっては臨時理事会の開催も検討する場合もあります。
故意に、また過失によって怠ったわけではありません。避けがたい状況で仕方なく法令違反に至ったのです。
今般においては、執行の立場から誠意ある、とりあえずの対応として、各自作成・署名の書面を送ることが考えられます。もっとも法令の求める報告には当たらないものと解されます。
さらに、次回の実開催されるときに、できなかった分も含めて丁寧に報告され、執行理事等各自の職務行動内容についての理解を深め、報告の了承は得ることでよいと考えています。
なお、この機会にweb会議ができる体制を検討されてはいかがでしょう。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上　星田寛