理事会招集の同意書について

[移行後も悩める事務職員]

お世話になっております。

26事業年度に関する定時評議員会（みなし6/12予定）で新理事を選任後、代表理事、業務執行理事を選定する決議の
理事会（臨時）を開催する（6/16）に当たり、新理事を招集するには、本来理事会の1W前までに通知を発しなければならないが、理事監事全員の同意があれば理事会は招集手続きを得ることなく開催できる、とされています。

そこで下記の方法で新理事（新任の理事も含め）の方々に同意書を事前にもらっておくことで、招集手続きの省略が認められるか、ご教授下さい。
（招集は、口頭や電話で連絡して同意があればそれも可能と理解いたしましたが、万が一のトラブル回避のため書面で残す方法はないか、と考えました）

①5/1付けで「第○回臨時理事会に係る同意の確認について」というお願い文書（提案書という形ではない）を現会長名で発し、下記内容の同意書を同封する。

②同意書の内容は、「私は、平成２６事業年度に関する定時評議員会において理事に選任された場合は、下記の理事会を開催することに同意します。」という、条件付き同意書にして、記　　開催日時、場所、議題を記載、
下段に住所、氏名欄をもうけ、署名押印し返送してもらう。
（このとき同意書の日付は6/12より前でも可能と思われるが（選任条件付きなので）、6/12付or6/15付けの方がよろしいのでしょうか？）

③そして、6/16臨時理事会開催冒頭で、上記の方法で招集の同意を得て開催した旨を宣言し、議事録に記載する。

早急にご回答いただけると助かります。
よろしくお願い申し上げます。

[太田達男]

移行後も悩める事務職員さん、
あなたの８日付け質問にすでにお答えしていますが、今度は新役員予定者から招集手続き省略の全員同意を事前に（５月→提示評議員会開催前）もらうことが可能か、またその書面で同意書をもらう場合はお示しの文言でよいかというご質問ですね。
私は、可能と考えます。当然停止条件付きということになります。
同意書の日付は停止条件付きならいつでもよいでしょう。停止条件付きでなければ当然定時評議員会以降の日付となります。

[おせっかい]

太田様、「移行後も悩める事務職員」様、

太田さんの回答中「同意書の日付は停止条件付きならいつでもよい」という点に疑義を感じます。

招集手続きを定めた法人法94条2項には「理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる」とあり、これを素直に読めば同意が必要なのは、(現役の)理事であり、元理事や理事予定者ではありません。ですから、6月12日以前に同意しても、その時点ではあくまで理事予定者（候補者）ですから、無効です。たとえ再任されても資格は洗い替えられているので、不可です。被改選理事に就任して以後に同意表明する必要があります。質問の条件では理事就任承諾をしたうえで12日以降です。
ただし、同意の方法は何でもよいので、余計な日付など略して「何日の理事会開催に同意する」だけの文面にしておき、議事録にはこれまた余計なことを記載せず、「理事及び監事全員の同意により本理事会を開催する」だけにすべきです。さらに、招集手続きなど要記載事項ではないので、後日のためとはいえ、記載しないほうが良いと思います。余計なことを記載して、その部分の瑕疵を咎められて登記拒否されたりすると詰まりません。

ところで、停止条件を広汎に利用できるとする誤解が生じるのはなぜでしょうか。思うに移行手続きの際、役員任期の調整等でこの方法がフル活用された余韻ではないでしょうか。
例えば理事就任承諾などでは、Ａさんが承諾するのはＡさん個人の資格としてですから、半年前でも、1年後でも、その間に社長から会長になっても、就任後は兼任禁止の監事であっても有効です。しかし、理事会に関わったり、代表理事の選定投票するのは素の「Ａ」さんでなく「理事Ａ」さんですから、都度資格が問われるのです。たとえ対立候補のいない太田さんを代表理事に選定するにしても、理事選任前に全理事候補者が「私が、選任されたら太田さんを代表理事に選定します」と意思表示しても無効です。しかし、まだ理事にも選任されていない太田さんが先走って「代表理事就任を承諾する」と書いて実印を押しておけば100％無期限有効です。選定と同時に就任できます。

補足１）　同意は理事だけでなく監事も必要です。
補足２)　94条1項は招集通知の定款による無限短縮を許容していますから、1日前なら当然、「事前」という表記で当日でも可能と思われますから、定款変更することが便宜です。

いかがでしょうか？

[太田達男]

おせっかいさん、移行後も悩める事務職員さん、

おせっかいさんから、停止条件付き同意書は、その有効性に疑義があるとのご意見を頂戴しましたが、元々停止条件付はある事実や条件が成就すればあらかじめ約束した法律行為や事実行為が有効に成立するというものと理解しています。
たしかに評議員会での役員選任がなされる前の時点では理事ではありませんが、停止条件が成就すればその時点で理事になっているので、招集手続き省略の同意は有効に成立するのではないかと考えた次第です。