理事会・評議員会の開催の順番と同意書の日時

[移行後も悩める事務職員]

いつもお世話になっております。

一般財団の場合、事業計画書・収支予算書の作成について法令上の定めはありませんが、当財団は定款において
「事業計画書及び収支予算書については、毎事業年度開始の前日までに会長が作成し、理事会の決議を経て、評議員会の承認をうけなければならない。」としています。

①上記条文から、3/中旬に理事会・評議員会を同日開催し同日に決議をする予定ですが・・
このときの会議の順番は、先に理事会（理事会の決議を経て：議事録開催時間PM1:00～PM2:00）理事会の後に評議員会（評議員会の承認を受けなければならない：議事録開催時間PM2:30～PM3:30）を開催する。と理解しています。

②また、この評議員会を招集する提案をみなし理事会で書面決議して同意書をいただいておりますが
この同意書の提案の内容に記載した「日時及び場所」の時間PM2:30～と上記開催後に作成する予定の議事録の開会PM2:30と閉会PM3:30の時間は同じ時間になると思いますが、時間が違っていた場合は問題になりますか？

ご教授お願い申し上げます。

[公益法人協会 岡部 亮]

移行後も悩める事務職員 　　様

①順番は以下の通りです。
ⅰ　評議員会の招集の決定にかかる理事会の決定（決議の省略によることができる）
ⅱ　招集の決定後、招集通知の通知の発出（法人法の標準は１週間前です）
ⅲ　理事会の招集通知の発出（法人法の標準は１週間前です）
ⅳ　理事会の開催→評議員会の開催。ご理解のとおり同日開催ができます。
②当該評議員会の開催日時はみなし決議で決定したとおり（招集通知記載のとおり）にせざるを得ません。議事録は結果を記録するものですから、「予定議事録と時間が違っていた場合」というのはありえない事態で、事実に即して「議事録」を作成しなければなりません。
例えば電車の事故等で開催時刻に評議員がそろわず、１時間遅れで開催した場合はそのとおり記載することとなります。