役員等改選時の理事会・評議員会同日開催についてお尋ねします。
多くの財団で手間を省くためみなし決議や同日開催の議事録の日付調整でしのいでいるようですが、合法的に以下のような手順で処理することに問題があるでしょうか。
理事会・評議員会開催日の2週間前に決算書等及び役員等候補者名簿を添付して開催通知を届ける。評議員には「法183条により当該日の評議員会開催に同意する」旨の返信状を同封して全員から同意書を回収する。
当日は、理事会で決算等及び役員等候補を提案通り決議し、その後新理事・監事全員出席のもと183条による評議員会を開催して承認決議と席上就任承諾を済ませ、直後に94条2項準用による新理事会を開催して代表理事等を選定、席上承諾をする。
以上で会議は1日で済み、あとは議事録作成だけで登記ができるはずです。理事会は評議員に対して決算等2週間閲覧の保証を怠ったことになりますが、結果的に実質2週間の閲覧期間は確保されており、評議員会の開催と議決に瑕疵はなく有効で、評議員会終結時に新理事会・評議員会が成立し、直後の代表理事等選定も有効になります。
要は、評議員会の2週間前に決算書類を開示せよという理事会への規制があっても、上位の評議員会が「もう見たからすぐ評議員会を開く」と言えばそれで通るのではないかということです。しかも、決算理事会に全評議員を出席・傍聴させれば評議員会での説明は省略できます。ただし、決算が修正可決された場合は法の趣旨からして2週間以上後の評議員会開催が必要だと思います。