理・評同日開催の処理

理・評同日開催の処理

投稿記事by 節約担当理事 » 2016年4月09日(土) 15:08

理事会・評議員会の同日開催処理についてお伺いします。多くの法人で理事・評議員の懇親会(昼食会)を挟んで午前に理事会、午後に評議員会というように同日開催しているようですが、その事務処理について確認したいと思います。
本来決算理事会で決算・事業報告を承認したうえで評議員会の招集も決議する構成ですが、それでは同日開催は不可能です。したがって、①予算理事会の時点で理事会と同日の評議員会招集を決議しておく、②法人法183条により全評議員の同意として開催する、のいずれでもよろしいでしょうか。②の場合、実際に全評議員の同意書を議事録に添付する必要があるのか、あるいは議事録に「全評議員の同意により開催した」旨記載すればよいのでしょうか。
なお、以前は法人法129条の決算備え置き規定により理事会開催日から2週間をおかないと総会・評議員会は開催できないとされていましたが、これは完全に否定されたのでしょうか。つまり、129条にいう決算書の「総会(評議員会)の二週間前から五年間」というのは「五年間」の算定始期を示すだけで2週間前に備え置きが開始されている必要はないという解釈が承認されたのでしょうか。これは、同197条の議事録備え置きは「理事会の日から十年間」というのが理事会当日の議事録作成を求めておらず、役員等の任期が「選任日から二年以内の年度に関する定評終結時まで」というのも選任日は任期計算の始期を示すだけで当日就任しているとは限らないのと同断だということです。
節約担当理事
 

Re: 理・評同日開催の処理

投稿記事by 公益法人協会 相談員 » 2016年4月22日(金) 21:17

節約担当理事様

法人法129条の規定は否定されているわけではありませんので決算理事会と定時評議員会の同日開催は認められていないと考えます。
そうは言っても、改選期では①決算理事会 ②定時評議員会 ③代表理事・執行理事選任の臨時理事会と3回の会議を①と②の間は中14日の間隔をおき、②と③の間は招集手続きの関係で1週間以上開けて開催というのも大変で何とか理事会、評議員会を同日開催1回で済ませたいということであれば①を決議の省略で、②は実開催、③は招集手続きの省略で②終了後同日に実開催という方法もあります。なお代表理事が変わる・変わらないなどの状況により上記とことなった方法も考えられますので、来会相談または電話相談を利用されでご確認ください。
公益法人協会 相談員
 

Re: 理・評同日開催の処理

投稿記事by 節約担当理事 » 2016年4月24日(日) 10:53

「公益法人協会 相談員」様、

法人法129条が改正されていないのは承知しております。ただ、その理解・運用は変化しています。
移行期には確かに理・評2週間隔は絶対前提と理解され、法人運営の最重要事項を実会議での真剣な審議を封じ、みなし決議で通してしまえというような乱暴な議論がなされていましたが、始期と終期についての法人法の理解が進んで、変わってきたのではありませんか。
質問で触れた、法人法97条で議事録の備え置き期間を「理事会の日から十年間」とする「理事会の日」とは10年後の日付を決定するための算定始期に過ぎず、理事会当日に議事録を作成・開示する必要はない(現に公法協でさえ登記が絡まない議事録の作成は1月も放置されている!)との理解が定着しました。
これは、それ以前から66条で理事の任期について「選任後二年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時社員総会の終結の時まで」としている「選任日」は任期満了の時を決定する起点に過ぎず、選任日=就任日とは限らない(就任承諾しないと就任しない、補欠は在任1日で任期満了もあり得る!)という当初担当者を悩ませた問題の理解を敷衍して妥当とされたようです。
とすれば、129条で決算書備え置き期間を「定時社員総会(評議員会)の日の二週間前の日から五年間」としている「二週間前の日」とは、丸5年後の備え置き解除日を正確に算出する計算起点に過ぎず、2週間備え置かないと評議員会が開けないということではなくなるはずです。公法協が、形式的議事録の文面確定に1月も欠けているのに比すれば、決算書の数値には念には念を入れ評議員会直前までチェックを入れ、仮にミスがあれば訂正版を配布して正確な審議をするのが当然ではないでしょうか。もちろん評議員会でまっとうな議論をするためには理事と同時期に決算の事務部案が作成された時点で速やかに送達する等の配慮が必要なのは言うまでもありません。2週間前開示を誤解してこだわると、早々理事会承認した決算をそれから2週間前の日まで秘匿するような馬鹿げたことが起こります。また、評議員会で修正決議された決算書の2週間前開示は逆立ちしても不可能です。いずれも2週間前を計算始点と理解すれば氷解するモンダイです。
要は、実際に実施されている理・評同日開催の公的な基礎づけと実務指針が欲しいのです。
節約担当理事
 


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