社員総会開催日程について。

[滑青]

お世話になります。

当法人は、1月1日～12月31日が事業年度となっており、理事長、理事の任期は単年度の1年となっております。
毎年、新年度に入った1月に社員総会を新理事長、新理事を中心に行うのですが、来年はどうしても1月15日以前に開催しなければいけなくなりました。

その場合、社員総会開催を決める理事会を12月中に行わなくてはならないのですが、新年度の理事長予定者、理事予定者で12月中に理事会を開いて開催を決めてもよろしいのでしょうか。それとも、現理事長、現理事での理事会で決めてもよろしいのでしょうか？
とにかく、1月15日以前に社員総会を行いたいです。

[公法協相談員星田寛]

滑青　様

メールありがとうございます。
1月15日以前の社員総会は臨時社員総会ということですね。
新年度早々の総会開催の趣旨は分かりませんが、ここで選任された役員も、決算承認のための定時社員総会までは現在の理事・監事の任期はありますので、定時社員総会までは役員ではありません（臨時社員総会で総辞任されるなら別ですが）。現理事・監事をメンバーとして12月の理事会、1月の決算理事会も開催することになります。
決算承認の総会を1月15日までに開催するには、12月期末後の理事会で決算承認してから2週間（中14日）を経る必要があり、無理ではないかと考えます。また、新年度の役員候補者は12月の時の役員ではありませんので役員候補者による会合は理事会とはいえません。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上　星田寛

[口出し]

「滑青」様、
脇から口を挟んですみません。
星田寛さんの回答はその通りですが、ご納得でしょうか。要は総会の招集は招集時点での理事によるということで、理事予定者などでは不可ということです。
ただ、質問文によれば、貴社団では「毎年、新年度に入った1月に社員総会を新理事長、新理事を中心に行う」ということですが、その手順が不明確です。
文面通り受け取ると、わざわざ理事改選だけのための「臨時」総会を開いて新理事を選任し、改めて新理事により決算のための「定時」総会を開催することになりますが、それでは星田さんの指摘の通り、日程に無理があり、運営に無駄があると思えます。
何か、問答に食い違いがあるようです。理事の任期が厳密に１年（３６５日）なのか、「総会まで」といった規定なのかを含め、もう一度貴社団のルールを提示して再問されてはいかがでしょうか。