決議手続きの省略について

[悩める実務者]

はじめての質問で恐縮です。当方は一般社団法人で全国に約２７０の社員がおります。毎年２回の理事会と社員総会を開催して運営をしてきました。しかしながら、総会の参加社員は毎回３０名ほどで他は委任状出席が現状です。出席数があまりにも少ないので、遠方から出席されている方には申し訳なく思うと共に、いい方法がないものかと悩んでいます。最近、「定時社員総会の決議手続きの省略」の方法などの例を見ることがあったのですが、当方の定款にも「決議の省略」「報告の省略」の条文があり、委任状出席に代わるものなのか、また、詳細を教えて頂ければと思い質問させて頂きました。
よろしくお願いいたします。

[太田達男]

悩める実務者さん、
お示しの「定時社員総会の決議手続きの省略」は、一般法人法５８条の規定である「理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案した場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会決議があったものとみなす」のことを指しているものと思われます。また、「報告の省略」については、一般法人法第５９条に同様の規定があります。
貴法人社員約２７０名全員から同意書を徴求する必要がありハードルはかなり高いと思います。それだけの手間暇をかけて社員総会を省略するよりは、たとえ３０人ぐらいしか出席されなくても総会を実際に開催されてはいかがでしょうか。