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総会のオンライン開催の出席者

投稿記事Posted: 2021年1月07日(木) 12:46
by 学術系社団法人事務局
平素よりお世話になっております。

弊会は代議員制をとっており、代議員総会を3月末に開催予定です。
弊会では従来より書面投票を可としているので、通常でも実際に総会会場に来て議決権を行使する代議員はとても少ないのですが、
コロナ禍での対応として、総会をどのように開催するかについての情報収集をしております。

現在の法律では、オンラインだけでの開催は、場所の特定ができないので不可、という理解をしておりますが、
例えば、会議室で総会を開催することにして、当日はその会議室には事務員だけがおり、
議長や役員はオンラインによるプロジェクター投影で議案説明や質疑応答等を行う、というようなことでも、
法律的には問題ないと解釈して良いものでしょうか。
(実際に来場した代議員の心証は別問題としまして。)
議長や役員の居住地が地方に分散しているので、議長や役員が会場入りできないケースへの対応を考えております。

よろしくお願いいたします。

Re: 総会のオンライン開催の出席者

投稿記事Posted: 2021年1月12日(火) 13:39
by 公法協相談員星田寛
学術系社団法人事務局 様

投稿ありがとうございます。法令上明確ではありませんが、意見を述べます。
昨年の株式会社の株主総会の緊急避難的対応の開催においても、バーチャル参加型であって出席型は少なかったようです。
出席型はオンラインにて議場に出席したと扱われます。少ない理由は、Webでの出席者の確認、質疑、修正動議等々の対応の難しさ、ひいては決議取消理由になりうる可能性が高くなるからといわれています。公益又は一般の社団法人も同様に社員総会のバーチャル開催は運営体制が不慣れなこともあり少なかったと思われます。
しかしながら、有事下においてもWeb総会は社員だけでなく、役職員全員の安全から活用が進められています。
貴法人の社員(代議員)の規模、予想の出席人数、委任状又は議決権行使書の数等の状況が分かりませんが、リスクを踏まえてどのような開催が良いか、出席者の受付、質問・動議等の取扱い、高レベルのシステム確実性と故障対応等の運営ルールの整備を理事会で決議して周知を図る必要があります。

緊急事態時の総会運営として、社員(代議員)の正当な権利行使を制限する強い来場自粛要請、厳格な入場制限、短時間の説明・質疑応答もやむを得ないとの大勢ですが、総会の意義について社会の変化で変わりつつあるとしても社員に対し説明責任を果たし共感協力を得る直接の対話の場としてとても重要とされています。
そこでWebの活用が求められていますが、総会までのプロセス(不慣れな社員の対応、早目の通知等)、当日の運営の実務に適正さを欠くと問題も生じ得ます(議決権集計の不適切対応が社会的に注目されました)ので、理事会での慎重な検討、工夫(参考資料に説明書類を添付、事前に質問を受付(当日の質疑の応答の機会の確保。総会後回答)等)をしてコンセンサスを得ることが大切と考えます。
昨年は、出席できる機会があることを前提として、緊急避難的な対応として実開催の総会の種々の便宜的な扱いが許されるとの解釈がされていました。規模を縮小して会議室にてのWeb開催とする場合でも、社員(代議員)の出席を受け入れることができる状況が前提と考えます。
議場運営の責任者である、適正に議場運営するのが議長ですから、議長がいる場所が議場(会議場)であると一般的に考えますので、議長がWeb参加するならその場所が議場になると考えます。そこに出席を申し出る社員(代議員)をどう扱うか、どう説明するかも悩ましいです。議場が会議室ならそこに議長を招聘する工夫を考えることになると思います。
社員(代議員)にとって総会運営の、ひいては法人運営の信頼を得ることが大切と考えます。特別な状況下としてどうしても特段の扱いをするなら、賛同できませんが、実態としてトラブルが生じない工夫、理事会、社員(代議員)の事前の承認、会議室には少なくとも代表/執行理事がいる、議場運営を事務局に委ねるわけには行きませんので連携・指示内容がポイントと考えます。
なお、株主総会のバーチャルオンリー型の関連法案が通常国会に提出されることが公表(2.12.1成長戦略会議「実行計画」)されています。どのような改正内容(要件等)になるか不明ですが、一般法人法も同様に改正されるものと推測しています。
                                                      以上 星田寛

Re: 総会のオンライン開催の出席者

投稿記事Posted: 2021年1月14日(木) 12:03
by 学術系社団法人事務局
丁寧なご助言をいただき、誠にありがとうございます。
いただいた情報等を基に、対策を検討するようにいたします。