社員総会の決議の省略

[悩める事務局]

　当協会は理事会設置の一般社団法人で、地方公共団体を会員としています、役員は地方公共団体の部局長が充っていることから、その任期の途中、４月以外の時期に当該地方公共団体の人事異動により、代表理事である会長が交代することがあります。その場合、会長は辞任することとなりますが、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「法」という。）第７９条の規定に、新しい会長が選定されるまでの、会長としての権利義務関係の措置が規定されているところです。
　そうは言っても、新しい部局長が任命されていることから、理事としての選任、会長としての選定の手続きを速やかに行い、新会長の下、協会としての対外的な活動等を行いたいと考えています。なお、従来から、会長及び副会長については、その職責等から同一の地方公共団体が当たり、他は持ち回りにより、当たっています。
　従前から、理事会は法第９６条（理事会の決議の省略）、総会は法第５８条（社員総会の決議の省略）の規定に基づき、決議の省略の方法により、手続きを行っています。以上のことから、新会長を選定するため、約５週間程度を要していました。ちなみに法５１条の書面による議決権の行使の規定は使っておりません。
　約５週間程度を要しているのは、実務上、その通知にあたり、理事会は中一週間程度、総会は中二週間を取っていることによるものです。理事会については法３９条第１項本文の規定（社員総会の日の１週間前までにその通知をしなければならない。）を、総会については法３９条ただし書きの規定（書面決議や電磁的方法による議決権の行使が定められた場合には社員総会の日の２週間前までにその通知をしなければならない。）を準用して来ているところです。
　新会長の下、協会としての対外的な活動等を速やかに行うため、以下のように考え、手続きに要する期間を短縮することは如何でしょうか。
　会員の全員が書面により同意の意思表示をしたときは、社員総会の決議があったものとみなすと規定する第５８条第１項の趣旨は、全員の同意があれば、そもそも、社員総会を開催するまでもない、ということにあります。であるとすれば、社員総会に係る招集期間を準用することもなく、また、理事会に関しては電子メールを活用して、時間を短縮するなどし、それでも全体で約３週間を要しますが、少しでも早く、対外的な諸活動にあたることが、会員全体の利益となると考えています。

[公法協相談員星田寛]

悩める事務局　様

投稿ありがとうございます。
ご指摘の通り、決議の省略には招集期間の定めはありません（もっとも、考える相当の時間、資料を提供する必要はあります）。
決議の省略については、招集手続きをせずに決議をすることから、理事会の決議をするためには総会にかける議題議案及び総会決議を決議省略にする旨の2つの提案を、５日程度で返答するよう代表理事が直ちにできると解しています。理事会において決議の省略により理事全員の同意により決議が成立すれば、議決権行使書を活用しませんので代表理事はまた直ちに社員全員に対して決議の省略による議案提案を５日程度で返答を求めることができるものと解しています。
上手にネゴシエーションをすれば時間は短縮できると考えます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上　星田寛